یکی از قابلیت های نرم افزار WORD که در تهیه پایان نامه یا نوشتن و ترجمه کتاب به شما کمک زیادی می کند امکان فهرست بندی در ورد می باشد. قابلیت فهرست گذاری خودکار در ورد باعث می شود که در وقت شما تا حد زیادی صرفه جویی شود و همچنین احتمال خطا در فهرست نویسی نیز به حد صفر می رسد.
در ادامه شما را با این قابلیت کارامد آشنا می کنیم و همچنین مراحل فهرست بندی در ورد را نیز به صورت تصویری به شما آموزش می دهیم.
قابلیت فهرست گذاری خودکار در برنامه WORD
نرم افزار word بی شک قوی ترین و جامع ترین نرم افزاری است که اکثر شرکت ها، دانشگاه ها، ادارات و … از آن جهت داکیومنت نویسی استفاده می کنند. این برنامه قابلیت های بسیار گسترده ای دارد که با آن می توان نیاز هر فردی را برای نوشتار و ساخت فایل جامع رفع کرد.
فهرست گذاری خودکار ورد مزیت های خوبی دارد. با استفاده از این قابلیت شما می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید و به علاوه فهرست تهیه شده نیز خطایی از لحاظ صفحه گذاری یا نگارش نخواهد داشت.
این قابلیت بطور پیش فرض در ورد وجود دارد و شما سه استایل مختلف برای فهرست بندی در ورد دارید. با این وجود این امکان نیز فراهم شده است که بتوانید استایل مخصوص به خود را ایجاد کنید و در طول تهیه فایل فعلی یا در دفعات آتی از همین استایل استفاده نمائید.
در ادامه مراحل ایجاد فهرست را توضیح می دهیم.
مراحل فهرست بندی در ورد
هر بخشی از متن که قرار است در فهرست جا بگیرد بایستی عنوان بندی شود. یعنی اینکه قبل از ایجاد فهرست خودکار شما باید تمام عناوین موجود در فهرست مطالب را Heading بندی کنید.
برای این کار ابتدا متن عنوان را بنویسید سپس متن را به حالت انتخاب در بیاورید. پس از انتخاب بخش عنوان از بالای صفحه به Tab (یا همان منو) HOME رفته و از بخش Styles یکی از فرمتهای Heading 2، Heading 1 یا Heading 3 را انتخاب کنید.
این کار را بایستی به طور مرتب در طول کل پروژه تکرار کنید تا ورد به طور دقیق متوجه این بشود که چه بخش هایی از متن شما عناوین را تشکیل می دهند.
Heading های پیش فرض فرمت خاصی دارند، در صورتیکه فرمت آن از لحاظ اندازه، فونت، رنگ و … مورد پسندتان نیست می توانید از منوی HOME و از قسمت Font این عناوین را تغییر ظاهر دهید.
بعد از اینکه سند متنی تان را تهیه کردید (و یا حتی در طول هر مرحله ای از پروژه) به مرحله فهرست بندی در ورد می رسید. برای این کار کافیست به صفحه ای که قصد دارید فهرست مطالب در آن صفحه قرار بگیرد (معمولا فهرست مطالب در صفحات اول کتاب یا صفحه آخر آن قرار دارد) بروید و مکان نما را در خط اول این صفحه قرار دهید.
سپس از منوی Reference به بخش Table Of Contents مراجعه کنید. علامت فلش کنار گزینه Table Of Contents را انتخاب کنید تا انواع قالب های فهرست بندی در ورد به شما نمایش داده شود. سپس به سلیقه خودتان یکی از قالب ها را انتخاب کنید.
با انتخاب هر یک از قالب های فهرست نویسی در ورد خواهید که تمامی عناوین انتخاب شده این فهرست در سمت چپ صفحه قرار می گیرند. برای اینکه عناوین به سمت راست منتقل شوند، با کلیک بر روی سه نقطه ی بالای پنجره فهرست تمام آن را انتخاب کرده و با استفاده از کلیدهای ترکیبی Ctrl+shift آن را به سمت راست منتقل کنید.
بروزرسانی فهرست
همانطور که گفتیم شما می توانید فهرست بندی در ورد را در هر مرحله ای از نوشتن مقاله، کتاب و پایان نامه تان انجام دهید. برای اینکه بتوانید کل فایل را به طور استاندارد و فهرست بندی شده دریافت کنید بایستی فهرست مطالبتان را بروزرسانی کنید.
برای این کار از منوی Reference به بخش Table Of Contents مراجعه و دکمه Update table را انتخاب کنید. همچنین با استفاده از دکمه Add Text نیز می توانید استایل مورد نظرتان را در هر بخشی از عناوین تغییر دهید.
